La respuesta corta: tu EIN tiene que llevar el nombre legal exacto de tu LLC, pero tu dominio no tiene que ser igual al nombre de tu LLC. Revisa el nombre en los tres lugares el mismo día, registra el dominio en cuanto pase las revisiones, y después forma la LLC y saca el EIN cuando el estado la apruebe.
Cuando doy clases de mercadotecnia en el acelerador de negocios Fuerza Local de Local First Arizona, esta pregunta sale seguido: "¿Mi página web tiene que decir exactamente lo que dicen los papeles de mi LLC?" Hay gente que se detiene semanas porque cree que todos los nombres tienen que ser idénticos. No es así. Algunos nombres deben coincidir letra por letra y otros pueden ser distintos. Saber cuál es cuál te ahorra dinero y trámites.
Tu LLC, tu EIN y tu dominio son tres registros separados
El nombre de tu LLC, tu registro de EIN y tu dominio se tramitan en tres lugares diferentes, y cada uno tiene sus propias reglas. La Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA) explica que un nombre de negocio se puede registrar de varias formas independientes, y que tu dominio no necesita ser igual a tu nombre legal, a tu marca registrada ni a tu DBA.
Así funciona con un negocio inventado, una compañía de jardinería cuyos papeles dicen "Lomas Doradas Landscaping LLC":
| Nombre | Dónde se registra | ¿Debe coincidir con la LLC? | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Nombre legal (LLC) | La oficina de registro de negocios de tu estado | Es la referencia para todo lo demás | Lomas Doradas Landscaping LLC |
| EIN | El IRS | Sí, exactamente | Lomas Doradas Landscaping LLC |
| Cuenta de banco del negocio | Tu banco | Sí, usa el nombre legal y el EIN | Lomas Doradas Landscaping LLC |
| Nombre comercial o DBA | El estado o el condado, según dónde estés | No, para eso existe | Lomas Doradas Jardines |
| Dominio | Un registrador de dominios | No | lomasdoradas.com o lomasdoradasaz.com |
| Perfil de Negocio de Google | No, debe coincidir con el nombre que ven tus clientes | Lomas Doradas Landscaping |
Este sitio es un ejemplo real. La compañía detrás de él es Link Socially LLC, que opera como Force Domains, y el dominio es forcedomains.com. El dominio sigue la marca que conocen los clientes, no el nombre de la LLC.
El EIN debe llevar el nombre legal exacto de tu LLC
Tu solicitud de EIN tiene que usar el nombre legal tal como aparece en los documentos de la LLC que aprobó tu estado. El IRS pide a las LLC formar la entidad con el estado antes de solicitar el EIN (página en inglés) y advierte que solicitarlo antes puede retrasar el trámite. La solicitud tiene un campo aparte, opcional, para el nombre comercial, así que nunca necesitas meter tu marca en la línea del nombre legal.
- Copia el nombre letra por letra de tus artículos de organización aprobados, incluyendo "LLC" y cualquier signo de puntuación.
- Solicítalo directamente en irs.gov. El IRS dice que nunca tienes que pagar por un EIN y advierte sobre sitios web que cobran por sacarlo.
- Si después cambias el nombre de la LLC, actualízalo primero con el estado y luego sigue los pasos del IRS para el cambio de nombre del negocio (en inglés); ahí se explica cuándo un cambio de nombre puede requerir un EIN nuevo.
Tu banco va a comparar el nombre de tu carta del EIN con tus documentos del estado cuando abras la cuenta del negocio. Un error de escritura aquí es la diferencia de nombres que de verdad causa problemas.
Tu dominio puede ser distinto al nombre de tu LLC
Un dominio es tu dirección en internet, no un registro legal del nombre de tu negocio. Puedes agregarle una palabra, acortarlo o usar tu marca en lugar del nombre legal, y nada de eso cambia tu LLC ni requiere un trámite. Lo que importa es que tus clientes lo recuerden, lo puedan escribir después de oírlo una vez y lo relacionen con el nombre de tu camioneta, tu letrero o tu factura.
| Patrón | Ejemplo | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Solo la marca | lomasdoradas.com | La mejor opción si está libre: corta y fácil de decir. |
| Marca + servicio | lomasdoradaslandscaping.com o lomasdoradasjardineria.com | Dice lo que haces; útil para un negocio nuevo que nadie conoce todavía. |
| Marca + estado | lomasdoradasaz.com | Cuando un negocio de otro estado ya tiene el nombre solo. |
| Marca + palabra corta | lomasdoradasyards.com | Cabe mejor en la camioneta, en letreros y en gorras. |
| Evita | lomasdoradaslandscapingllc.com | Nadie dice "LLC" al hablar de tu negocio ni lo va a escribir; solo alarga el dominio. |
Si usas palabras en español, quita los acentos y cambia la "ñ" por "n": "jardineria", no "jardinería". Si el nombre que quieres está ocupado, mira nueve formas de encontrar un dominio que sí funcione.
Un nombre público distinto puede necesitar un DBA; el dominio no
Un DBA ("doing business as", también llamado nombre comercial o "trade name") tiene que ver con el nombre que presentas a tus clientes, no con tu dirección web. Si tu LLC es "Lomas Doradas Landscaping LLC" y tus camionetas, facturas y página web dicen "Lomas Doradas Jardines", estás operando con un nombre que no es tu nombre legal. Si eso requiere un trámite depende de dónde estés: la SBA explica que los requisitos del DBA cambian según el estado, el condado y la ciudad.
- En Arizona, el registro de nombre comercial (en inglés) ante la Secretaría de Estado es un trámite estatal voluntario. Otros estados y condados exigen registrarlo antes de usar el nombre, así que revisa las reglas del tuyo.
- Aunque sea opcional, pregúntale a tu banco. Muchos bancos no depositan cheques a nombre de una marca que no aparece en la cuenta, y el nombre comercial registrado es la forma de agregarla.
- Usar tu nombre legal sin "LLC", como "Lomas Doradas Landscaping", es como aparece la mayoría de los negocios en su publicidad. Pregunta en tu estado si eso por sí solo requiere un trámite.
El dominio nunca necesita un DBA. Puedes registrar lomasdoradasaz.com sin hacer ningún trámite, siempre que el nombre que ven tus clientes sea coherente con tus papeles.
El orden para revisar y registrar todo
Revisa el nombre en todos los lugares el mismo día y luego regístralo en el orden que más te protege. El dominio es lo único de los tres que otra persona puede quitarte en minutos, y también es lo más barato de perder si cambias de idea.
Elige tres nombres y dilos en voz alta
Prueba cada uno como lo dirías por teléfono. Si tienes que deletrearlo, sigue buscando.
Busca en la base de datos de negocios de tu estado
En Arizona es la Comisión de Corporaciones de Arizona (ACC). Ten en cuenta que la Comisión solo revisa que el nombre sea distinguible de los que ya están registrados (en inglés); su aprobación no te da derechos sobre el nombre.
Busca en las marcas registradas federales
Que el estado apruebe tu LLC no significa que el nombre esté libre para usarse. Revísalo en la búsqueda de marcas de la USPTO (en inglés), sobre todo si piensas crecer más allá de una ciudad.
Revisa el dominio y dos variaciones
Busca el nombre solo y una o dos de las variaciones de arriba, y revisa al mismo tiempo los nombres de usuario que vas a querer en redes sociales.
Registra el dominio ese mismo día
Un .com cuesta $24.99 al año con nuestro precio actual. Si la LLC todavía no existe, regístralo a tu nombre y cambia la organización del registro a la LLC cuando el estado la apruebe. El registro de dominio incluye el cambio de titular.
Forma tu LLC con el estado
Usa el nombre legal exacto que revisaste en el paso 2.
Saca tu EIN con el IRS después de la aprobación
Copia el nombre legal exacto. Agrega un nombre comercial solo si usas uno.
Abre la cuenta de banco y registra un DBA si lo necesitas
Lleva la aprobación del estado y la carta del EIN. Pregunta cómo manejan los cheques a nombre de tu marca.
Configura tu correo y tu Perfil de Negocio de Google
Usa el nombre que tus clientes van a ver en tu letrero y tus facturas. Google pide que el nombre de tu perfil refleje el nombre real de tu negocio (en inglés), tal como lo usas en tu local, tu página web y tus papeles.
Qué pasa cuando los nombres no coinciden
La mayoría de las diferencias no hacen daño. Unas pocas sí causan problemas, y la peor no tiene nada que ver con cómo se escribe el nombre.
| Diferencia | ¿Es un problema? | Qué hacer |
|---|---|---|
| El dominio es distinto a la LLC | No | Pon tu nombre legal en el pie de tu página web y en tus facturas para que los clientes relacionen los dos. |
| El nombre del EIN no coincide con el registro del estado | Sí | Corrígelo con el IRS antes de abrir cuentas o presentar declaraciones. |
| Una marca en camionetas y facturas, sin DBA donde se exige | Puede serlo | Revisa las reglas de tu estado y tu condado, y pregunta a tu banco por los depósitos. |
| El nombre en Google no coincide con tus letreros | Puede serlo | Usa el mismo nombre público en todos lados. No le agregues servicios ni ciudades al nombre. |
| El dominio está registrado a nombre de tu diseñador web o de un empleado | Sí, el más grande | Quien aparece como titular controla el dominio. Asegúrate de que seas tú o tu LLC. |
Esa última fila es la que más veces he visto salir mal. El titular es la persona u organización a cuyo nombre está registrado el dominio, e ICANN, la organización que supervisa los dominios, publica los derechos y responsabilidades que eso implica (en inglés). Si alguien más lo registró por ti, pídele que lo pase a tu nombre ahora, mientras la relación está bien.
Tu correo empresarial va con el dominio, no con la LLC
Cuando el dominio es tuyo, tu correo puede coincidir con él: hola@lomasdoradas.com en un presupuesto se ve como un negocio serio, cosa que no logra una cuenta gratuita. El correo empresarial empieza en $4.99 al mes por buzón, y sigue funcionando igual si algún día le cambias el nombre a la LLC, porque la dirección pertenece al dominio.
Para todo lo demás que necesita un negocio nuevo para estar en internet, y lo que cuesta el primer año, lee qué necesitas para la página web de tu negocio y cuánto cuesta una página web.
Esta guía explica cómo funcionan los nombres en general. No es asesoría legal ni de impuestos. Para tu caso, pregunta en la oficina de registro de negocios de tu estado, a un profesional de impuestos o a un abogado.